「毎日、仕事に追われて疲弊している」「定時で帰りたいけど、やることが終わらない」「もっと自分の時間がほしい」ーーこのような悩みを感じている方は多いのではないでしょうか？
現代の働き方では、仕事量の多さや時間の使い方に課題を感じている人が多くいます。この悩みを解決するための鍵を握るのが「タイムマネジメント」です。この記事ではタイムマネジメントの概要と効果、実践方法を解説します。自分の時間を取り戻し、効率よく働くためのヒントを見つけてください。
タイムマネジメントとは？
タイムマネジメントは、限られた時間で最大の成果を上げるための戦略的な考え方です。仕事の効率を上げるだけでなく、自分にとって何に時間を使うべきかを見極める力が求められます。
働き方改革やテレワークの普及に伴い、タイムマネジメントは自己管理能力としてますます求められるスキルとなっています。
タイムマネジメント＝ただの時短ではない
タイムマネジメントは、単に仕事を早く終わらせるためのテクニックではありません。本質は、限られた時間の中で、最大限の成果を出すことにあります。つまり、時間をいかに上手に使いこなすかを考えるための仕事術であり、働き方そのものをデザインする力なのです。
そのため、「タイムマネジメント＝タスク処理スピードの向上」ではなく、自分の人生において何に時間を使うべきかを見極める戦略的思考が求められます。
仕事をこなすスピードよりも、「何をやるか」「何をやらないか」を判断する力が重要です。
キーワードは「集中・選択・習慣化」
タイムマネジメントのポイントは、大きく分けて「集中」「選択」「習慣化」の3つです。まずは集中力を高めること、そしてやるべきことを選び取る力、さらにはそれを習慣として続けることが、効率的な働き方につながります。
① 集中
作業中にSNSや通知に気を取られたり、話しかけられたりすると、生産性は著しく下がります。限られた時間にひとつのタスクへ意識を集中させる「シングルタスク化」が、効率化の鍵です。
② 選択
すべての業務を完璧にこなすことは不可能です。そこで必要なのが、どのタスクが成果に直結するかを見極め、優先順位をつけるスキルです。「やらないこと」を決めることも、立派なマネジメントです。
③ 習慣化
たとえ素晴らしいノウハウを知っていても、それを日常的に実践できなければ意味がありません。自分に合った形で仕組み化し、毎日の行動として落とし込むことが重要です。
働き方改革時代のスキルとして注目されている
働き方改革やテレワークの普及などにより、わたしたちはこれまで以上に自律的に時間を管理する力を求められるようになりました。
企業側も、従業員の生産性やエンゲージメントを重視するようになり、タイムマネジメントは評価されるスキルのひとつとなっています。実際に多くの企業研修で、タイムマネジメントがテーマとして取り上げられ、管理職だけでなく若手社員にも必要なスキルと位置付けられています。
また、近年では時間の使い方が「ワークライフバランス」「自己成長」「キャリア形成」といった要素にも直結することが認識され始めています。タイムマネジメントの習得は、働きやすさの確保にとどまらず、生きやすさを高める武器にもなっています。
タイムマネジメントがもたらす3つの効果
タイムマネジメントを実践することで、仕事の効率や生産性が向上し、さまざまな効果が得られます。以下では、具体的にどのようなメリットがあるのか、3つの主な効果を解説します。
残業が減る
時間の使い方を見直すことで、ムダな作業や非効率な業務の削減につながり、結果として残業が大幅に減少します。
特に「優先順位をつけてタスクを処理する」「時間を区切って集中する」などの手法は、限られた時間の中でも成果を出すために有効です。
また、1日のスケジュールを意識的に設計する習慣がつくことで、時間内に仕事を終える「締め切り意識」が自然と身につきます。これは、自分のリズムで仕事をコントロールできるようになることを意味し、ダラダラ残業からの脱却を助けます。
精神的ストレスが軽減する
仕事に追われていると、心に余裕がなくなり、焦りや不安、イライラといったネガティブな感情が増幅されます。
しかし、タイムマネジメントによってタスクが整理され、進捗が見える化されると、自分が今やるべきことが明確になります。これにより、精神的なプレッシャーが軽減されます。
また、突発的な仕事が入っても、あらかじめすきま時間や予備の時間を確保しておくことで、慌てることなく冷静に対応できます。結果として「なんとなく焦る」「いつも追われている感じがする」といった慢性的なストレスから解放されます。
自分の時間が確保できる
効率よく仕事をこなせるようになると、これまで残業やムダな作業に取られていた時間を、自分のために使えるようになります。空いた時間で趣味を楽しんだり、家族との時間を増やしたり、資格取得や副業にチャレンジしたりするなど、仕事以外の時間の質が向上します。
また、「時間に追われている感覚」から「自分で時間を選び取っている感覚」へと意識が変わるため、自己決定感が高まります。人生の充実度そのものが上がるという好循環が生まれます。
今すぐ使える！タイムマネジメント術6選（実践編）
タイムマネジメントの効果を実感するためには、実際にどのように時間を管理し、効率的に仕事を進めるかが重要です。ここでは、即実践できる6つのタイムマネジメント術をご紹介します。これらの方法を取り入れることで、1日の生産性が大きく向上し、余裕を持った働き方が可能になります。
1.朝イチで「今日のやること」を決める
出社後や仕事を始める直前に、その日のタスクを洗い出し、優先順位をつけましょう。脳がもっとも冴えている朝の時間帯に、タスク全体を見渡しておくことで、判断力や集中力を要する作業を午前中に配置できます。
タスク整理は5分以内で終わらせることがポイントです。朝の時間を使いすぎるのではなく、ざっくりでも計画を立てることで、1日の行動にメリハリが生まれます。
「今日のやること」は3〜5個に絞る
やることリストが10個も20個もあると、かえって何から手をつけていいか分からず、思考が散漫になります。今日中に絶対に終わらせたいことを3〜5個に厳選し、本当に重要なことを見極める目を鍛えることが重要です。
また、すべて達成できたときに得られる達成感も、モチベーション維持に効果的です。
2.ポモドーロ・テクニックで集中時間をつくる
25分集中＋5分休憩を1セットとするポモドーロ・テクニックは、集中力を保ちやすい方法です。短い時間に集中することで疲労感が減り、持続的なパフォーマンスが可能になります。
ポモドーロ・テクニックで時間を意識的に区切ることで、脳が短期集中モードに入りやすくなります。
人間の集中力は長時間持続しないため、疲れすぎずに高いパフォーマンスを維持できます。
3.すきま時間を活用して「小タスク」を片付ける
移動時間や待ち時間などの「すきま時間」は意外と多く存在します。これを軽めのタスクに充てることで全体の効率が上がります。通勤中・会議の前の待ち時間・エレベーターを待つ間など、1分〜10分のすきま時間を活用しましょう。
たとえば「メールチェック」「資料読み」「タスク整理」など、短時間で終わる業務を片付けるリストを作っておくと、時間をムダにせずに済みます。
事前に「すきま時間にやることリスト」をスマホメモやアプリに用意しておくと、すぐに取り組めて効率的です。
4.メールやチャットはまとめて処理
メールやチャットなどに1通1通その場で対応していると、通知に気を取られ、深い集中状態に入ることができません。メールやチャットは「午前10時・昼食後・終業前」のように1日数回まとめて処理し、その間は通知をオフにするのが効果的です。
こうすることで、仕事の流れを止めずに全体的な生産性を高めることができます。
5.1週間の振り返りと計画を習慣化
毎週末に自分の仕事を振り返ることで、改善点やムダが見えてきます。翌週の計画も立てやすくなり、1週間をスムーズにスタートできます。
毎週金曜の終業前などに、1週間を振り返る時間を10分程度でも取ってみましょう。何が予定どおり進み、何に時間がかかりすぎたかを見直すことで、次週の改善点が自然と浮かび上がってきます。
さらに、翌週の目標を立てることで仕事の先取り意識が生まれ、週明けのスタートダッシュがしやすくなるというメリットもあります。
6.「やらないことリスト」でムダを可視化
多忙なビジネスパーソンほど、「やること」ばかりに目がいきがちですが、「やらないと決めること」も重要な時間管理です。
たとえば、「意味の薄い定例会議には出ない」「通知は必要なものだけに限定する」「資料作成はテンプレを活用する」など、ムダを削減するルールを自分なりに決めましょう。
やらないことを明文化しておくことで、判断の迷いが減り、本当にやるべきことへの集中力が上がります。
タイムマネジメントがうまくいかない人の3つの共通点
タイムマネジメントの仕事術を実践すると生産性が向上しますが、うまくいかない場合もあります。ここでは、タイムマネジメントがうまくいかない人に共通する3つのポイントをご紹介します。失敗しやすいケースの共通点を把握することで、自分の課題に気づき、改善策を見つけやすくなります。
マルチタスクをしてしまう
複数の作業を同時に進める「マルチタスク」は、一見効率的に思えますが、実際には集中力が分散し、どれも中途半端に終わってしまう可能性が高まります。
脳は、一度に複数のことを効率的に処理できないため、切り替えに時間がかかり、結果的にすべての作業においてパフォーマンスが低下します。特に、重要なタスクに取り組んでいるときは、ほかの作業が頭に浮かんでもそれに反応しないようにするのがポイントです。
対策としては、先述したポモドーロテクニックなど、ひとつのタスクに集中できる時間を意識的に設けることです。
また、タスクを個別に集中して処理する時間を作るために、事前にタスクを整理し、優先順位をつけることも重要です。
「今やらなくていいこと」に手を出す
緊急性や重要性が低いタスクに手を出すと、本来重要なタスクの時間が圧迫されてしまいます。たとえば、無駄な会議への参加や、まだ期限に余裕のあるタスクを前倒しで始めてしまうと、最優先で取り組むべき仕事が後回しになり、焦りが生じます。
対策としては、日々のタスクを重要度と緊急度で分類し、何を今すぐやるべきかを見極めることが有効です。本当に今やるべきことを常に意識することで、必要な時間を確保しやすくなります。
完璧主義で動けない
完璧主義は、タスクを細かく見積もってしまうあまり、進行が遅くなり、結果的にほかのタスクに割く時間が不足する原因になります。
すべてに対して完璧を求めるのではなく、「まずは60点でいい」や「80点を目指す」など、必要なレベルに達した時点で次のステップに進むことが重要です。行動を始めることで途中で調整や修正が可能になるので、最初から完璧を求める必要はありません。
また、「完了させること」に重きを置くマインドセットを作ることも重要です。完璧を求めるよりも、まず終わらせて、あとで調整を加えるほうが生産性が高まります。
自分に合ったタイムマネジメント法を見つけるポイント
タイムマネジメントがうまくいかない原因を把握したら、次に重要なのは自分に合った方法を見つけることです。誰にでも効果的な方法があるわけではありません。自分の性格や仕事のスタイルに合わせたタイムマネジメント法を取り入れることで、さらに効率的に仕事を進めることができます。
まずは1日の時間の使い方を見える化しよう
タイムマネジメントの第一歩として、自分が1日にどのように時間を使っているかを可視化することが重要です。
手帳やエクセル、スマホアプリなどを使って、1日を時間ごとに記録してみましょう。どのタスクにどれだけ時間を使ったかを見える化することで、ムダな時間や改善すべき時間の使い方が明確になります。
たとえば、仕事中にSNSをチェックすることが多い場合、その時間が長くなりがちです。この「見える化」によって、時間の無駄遣いに気づき、改善する意識が生まれます。また、自己管理がしやすくなるため、時間をより効果的に使えるようになります。
見える化したあとは、本質的な業務の時間を意識的に増やす、休憩時間を上手に挟んで集中力を持続させるといったことが可能です。こうしていると単に時間を節約するだけでなく、効率のよい働き方を実現できます。
自分の性格・特性を知る
タイムマネジメントには、自分自身の性格や特性に合った方法を選ぶことが重要です。自分がどんなタイプかを理解することで、効率よく時間を使える方法を見つけることができます。
たとえば集中力が高い人やじっくりと作業を進めるタイプの人には、長時間集中してひとつのタスクに取り組む方法が向いています。
一方、飽きやすい、または短い時間で集中するのが得意な人には、短時間で集中して仕事をこなすポモドーロ・テクニックやタイムブロッキングのような、時間を区切って取り組む方法が効果的です。
さらに、外的刺激に敏感な人は、静かな環境で作業をしたほうが効果的です。人と話すことが刺激になる人は、適度にチームと連携を取りながら進める方法が向いているでしょう。
このように自分の特性に合わせて時間管理方法を選ぶことが、ストレスを減らし、持続的な効率アップにつながります。
ツールやアプリを活用して負荷を減らす
手動での管理や計画は労力がかかり、ときにはミスや計画の漏れが生じます。そこで便利なツールやアプリを活用することで、負荷を減らし、作業の効率を格段に向上させることができます。
たとえば、時間管理アプリのToggl Trackを使えば、タスクごとの時間を細かく記録し、どのタスクにどれだけ時間を使ったのかを簡単に把握できます。これにより、時間のムダを見つけ、次回のスケジューリングに活かすことが可能です。
あるいはGoogleカレンダーを使って、定期的な会議や重要なタスクを事前にスケジュールし、リマインダーを設定することで、時間の管理がスムーズになります。
ツールの選び方は、自分の仕事のスタイルやニーズに合わせて、最も自分に合ったものを選ぶことが大切です。自分に合ったツールを活用することでタイムマネジメントの負担を大きく軽減でき、作業に集中しやすくなります。
まとめ
タイムマネジメントスキルを身につけることで、残業を減らし、心にも余裕が生まれます。毎日の少しの工夫で、時間の使い方は劇的に変わります。
時間の自由を手に入れることは、人生の自由にもつながります。筆者自身も、時間をうまく使えるようになったことで、週休3日・1日4時間という自由な働き方を実現できました。自分に合ったスタイルを見つけて、時間と人生をコントロールしてみてください。
