Week1では、「何に時間を使っているのか」「やらなくても困らない仕事は何か」を明らかにしました。
Week2ではそこから一歩進めて、本当にやるべき仕事の「選び方」と「並べ方」を見直すワークに取り組んでいきましょう。
【Week2】では、「設計・整理」（構造化）をおこないます。
チャレンジ概要は以下のとおりです。
- 目的：仕事を整理し、優先順位を明確にすることで迷いを減らす
- 内容：
- タスクを4象限に仕分け（緊急／重要マトリクス）
- 1日のタスクの順番を最適化
- 「時間を守るルール」の設定
STEP1：やるべき仕事を「4つの象限」で仕分けしよう
目的
このステップの目的は、限られた時間の中で本当に注力すべき仕事を見極めることです。
すべての仕事に同じように力を注いでいては、時間はいくらあっても足りません。
だからこそ、仕事を「重要度」と「緊急度」で仕分けすることで、自分にとって価値のある仕事＝集中すべき仕事が明確になります。
やり方
Week1で可視化した行動ログ、または現在抱えているタスクを次のマトリクスに当てはめてみましょう。
| 緊急 | 緊急ではない | |
|---|---|---|
| 重要 | A：今すぐやる | B：計画的に時間を確保してやる |
| 重要ではない | C：早めに対処・委任 | D：やらない・後回しにする |
- A＝例：締切のある提出物、トラブル対応など
- B＝例：中長期の企画、スキルアップ、チームビルディングなど
- C＝例：他部署からの軽微な依頼、形式的な報告対応など
- D＝例：何となく参加している会議、だらだらやっているチャットなど
ポイント
- Bの仕事にどれだけ時間を使えるかが、働き方改革のポイントです。
- CやDの仕事を削る・任せることで、Bに回せる時間を増やせます。
マトリクスの詳細は以下の記事でも解説しています。
STEP2：1日のタスクの順番を最適化してみよう
目的
このステップの目的は、限られた時間の中で最大限の成果を出すために、タスクを行う順番を見直すことです。
仕事の効率は、「どれだけ頑張るか」ではなく、「いつ・どのタスクに取り組むか」によっても大きく変わります。
エネルギーや集中力の高い時間帯を上手に活かせば、同じ仕事でもより短時間で質の高いアウトプットを生み出せます。
やり方
以下のように1日のスケジュールを見直します。
- 集中力が高い時間に重要タスクを置く（例：午前中にBのタスクを集中してやる）
- 脳をあまり使わない単純作業は疲れている時間帯に回す（例：夕方にCのタスクをやる）
- タスク同士をまとめて処理する（例：メール返信は1日2回にまとめる）
【例】
| 時間帯 | タスク | 工夫ポイント |
|---|---|---|
| 9:00〜10:30 | 企画書作成（B） | 朝イチで集中してやる |
| 11:00〜11:30 | 会議対応（A） | 短時間で終える工夫を |
| 14:00〜14:30 | チャット返信（C） | まとめて処理する |
| 16:00〜17:00 | 定型作業・雑務（D） | 疲れた時間に無理なく対応 |
STEP3：1つだけ「時間を守るルール」を決めてみよう
目的
このステップの目的は、自分なりの「時間の使い方のルール」を持つことです。
自分の中で「これだけは守る」というシンプルなルールをひとつ決め、日々の行動に落とし込むことで、仕事にメリハリが生まれ、定時退社への意識も高まります。時間をコントロールする感覚を身につけるために、まずは小さな行動から始めましょう。
たとえば、以下のようなルールが考えられます。
- 18時以降は新しい仕事を始めない
- 昼休みはスマホを見ないでしっかり休む
- 午前中はSNS・メールを開かない
- タスクは開始前に「終了時間」を決めて取り組む など
ルールは小さくてOKです。大切なのは「自分の時間をコントロールしている」という実感を得ることです
まとめ：仕事の質は「時間の選び方と並べ方」で変わる
Week2のワークで大切なのは、「やらないことを減らす」だけでなく、「本当にやるべきことを、適切なタイミングでやる」意識を持つことです。
働ける時間は限られています。だからこそ、すべてをやるのではなく、やるべきことを選び取るスキルが大事です。
Week3では、実践編としてさらに働き方の質を上げていきます。
