中間管理職やリーダーの方々は、日々多くのタスクに追われ、部下や同僚からの依頼も重なり、思うように仕事を進められないことも多いでしょう。
責任ある立場だからこそ効率よく仕事を回す必要がある一方で、優先順位があいまいになるとストレスも大きくなりがちです。
本記事では、そんな忙しいビジネスパーソンが陥りやすいタスク管理の課題を整理し、立て直すためのシンプルで実践しやすい3つのステップを紹介します。
この記事はこんな方におすすめです。
- タスクが多すぎて仕事が終わらないと感じている会社員の方
- 部下や同僚からの割り込み依頼で自分の仕事が進まない方
- 毎日の仕事の予定が崩れてストレスを感じている方
タスク管理がうまくいかない理由
毎日の仕事で「タスクが多すぎて終わらない」「予定どおりに進まない」と感じる人は非常に多いです。
特に中間管理職やリーダーなどの立場にある方は、部下や同僚からの依頼が次々に入るため、自分の仕事が後回しになりやすく、タスク管理が破綻してしまうことも珍しくありません。
タスク管理がうまくいかない理由は、大きく分けて以下の2つです。
- タスクを詰め込みすぎて余裕がない
- 割り込み仕事で計画が崩れる
以下、詳しく見ていきます。
タスクを「詰め込む」から破綻する
多くの人がやってしまいがちなのが、1日のスケジュールをびっしり詰め込みすぎることです。
タスクが多いと「今日やらなければならないこと」が山積みになり、すべてを完璧にこなそうと焦ってしまいます。
しかし、仕事の現場では予期せぬトラブルや急な依頼が必ず発生するため、予定通りに物事が進むことはほとんどありません。
この状態が続くと、予定がどんどん後ろ倒しになり、「タスク管理がうまくいかない」「仕事が終わらない」という負のスパイラルに陥ります。
「割り込み仕事」で計画が崩れる
中間管理職やリーダーなど、上からも下からも横からも頼られやすい立場の方が直面しやすい問題が、「割り込み仕事」による計画の崩壊です。
部下や同僚からの依頼が次々と舞い込み、急な対応を求められることが頻繁にあるでしょう。
自分のタスクをこなしつつ、部下や同僚の仕事もサポートしなければならないため、どうしても自分の仕事が後回しになってしまいます。
こうした割り込み対応は、タスク管理ツールを使っていてもコントロールが難しい理由の一つです。
ツールに書き込んでいるタスクが膨大になりすぎると、結局何から手をつければいいかわからなくなり、計画が破綻します。
このように、タスクが多すぎて終わらない状態や割り込み仕事によって計画が崩れてしまうのは、決してあなたのせいではありません。
むしろ、この現状を理解し、適切な対応策を取ることが、タスク管理を立て直す第一歩となります。
タスク管理を「整える」3つのステップ
タスク管理が破綻してしまうと、何から手をつけていいかわからず、さらに混乱が深まってしまうことがあります。
整えるとは、仕事や時間の無理な詰め込みをやめて、現実的に動ける状態にリセットすることを指します。
ここでは、忙しくてタスクが多すぎる人が実践しやすい「破綻から立て直す3つのステップ」を紹介します。
ステップ1.「入れない時間」を先に決める
多くの人がついやってしまうのが、1日の予定をぎっしり埋めてしまうことです。
しかし、予定外の依頼やトラブルは必ず起こるため、すべての時間を埋めてしまうと対応できません。
この余白時間があることで、急な割り込み仕事や予定外のタスクにも柔軟に対応できます。
特に部下対応や急ぎの問い合わせが多い方は、この割り込み用のバッファ時間を確保することが必須です。
ステップ2.「今日やること」は3つだけに絞る
タスクが多すぎて終わらない人は、やることを絞らずに手当たり次第に取り掛かろうとしがちです。
しかし、一度に多くのことをこなそうとすると集中力が散漫になり、結局何も終わらないまま時間だけが過ぎてしまいます。
そこで、1日に取り組むタスクは「今日やること」として3つだけに絞りましょう。
優先順位の基準は、「重要かつ期限が近いこと」「未来に効果があるタスク」を中心に選びます。
やることが減ると、集中力が増し、結果として多くのことが終わるという効果が期待できます。
これが集中して効率的に仕事を進めるコツです。
ステップ3.5分だけ振り返る
何ができたのか、なぜ予定通り進まなかったのかを自己否定するのではなく、次に活かすための「仕切り直し」の時間と考えます。
この短い振り返りを習慣化することで、自分のペースを見つめ直し、翌日以降のタスク管理の精度が高まります。
振り返りがあるとないとでは時間の使い方に大きな差が生まれるため、必ず実践したい習慣です。
「仕切り直し」こそが本当のタスク管理
タスク管理で重要なのは、完璧な計画を立てることではありません。
どんなに綿密に予定を組んでも、仕事の現場では予想外のことが必ず起こります。
ここでは、計画の完璧さにとらわれず柔軟にタスクを整え直す習慣と、続けやすいツール選びのポイントを紹介します。
完璧な計画より、整え直す習慣を
多くの人は「一度作った計画を完璧に遂行しなければ」と思い込みがちですが、予定どおりに進まないのが仕事の現実です。
むしろ、何度も計画を見直し、調整することが成果を生みます。
管理とは「トラブルや割り込みがあっても、計画に戻り立て直せる」仕組みを持つことを指します。
計画が破綻しても焦らず、冷静にリセットして仕切り直す習慣を身につけましょう。
これができる人が、結果的に効率よく仕事を進められます。
使うツールは「習慣に合うもの」でOK
タスク管理をするにあたり、ツールを活用している方は多いでしょう。
タスク管理ツールは数多くありますが、重要なのはツールそのものではなく、毎日続けて使えるかどうかです。
紙の手帳でもスマホアプリでも構いません。自分の仕事スタイルや性格に合ったツールを選び、毎日タスクの整理や振り返りに活用しましょう。
「ツール探しに時間をかけすぎている」「なんとなく有名なツールを使っているけど使いこなせていない」というケースは非常に多いです。
完璧なツールを求めるのはやめて、まずは「使いやすい・戻りやすい」ものを選び、習慣化することを優先してください。
これが長続きするタスク管理の秘訣です。
まとめ
タスクが多すぎて終わらない状態は、決してあなたの能力不足や努力不足が原因ではありません。
まずは、「タスクを詰め込みすぎる」「割り込み仕事に振り回される」という2つの理由を理解しましょう。
そして破綻したタスク管理を立て直すために、入れない時間を確保し、今日やることを3つに絞り、毎日5分の振り返りを実践しましょう。
完璧な計画を目指すよりも、計画が崩れても柔軟に整え直す習慣を持つことこそが、本当のタスク管理です。焦らず、今日から一歩ずつ仕切り直していきましょう。
タスク管理の破綻を立て直したあとは、応用ステップでさらに生産性を高めましょう。
