仕事でメモを取ることは基本中の基本ですが、ただ書き留めるだけでは十分とは言えません。
特に新人のうちは、何をどのようにメモすればよいのか迷いがちで、せっかくのメモが活かせていないケースも多いものです。
本記事では、新人が押さえておきたいメモの重要性やよくある失敗例、そして効率的に活用するためのコツや習慣について解説します。
メモの取り方を身につけることで、仕事の効率が上がります。ぜひ参考にして、仕事をスムーズに進める一助にしてください。
この記事はこんな方におすすめです。
- 新入社員や新人で、仕事のメモの取り方に悩んでいる方
- メモを取っているのに活用できていないと感じる方
- 上司や先輩からの信頼を得たい、仕事で効率的に成長したい方
そもそも、なぜメモを取るの？
仕事の現場では多くの情報や指示を一度に覚えることは難しく、頭の中だけで管理しようとするとミスや抜け漏れが増えてしまいます。
だからこそ、メモを取ることが重要です。
忘れないための記録
言われたことや教わったことを正確に書き残しておくことで、何度も同じことを聞き直す手間を減らせます。
ミスを防ぐだけでなく、上司や先輩からの信頼も守ることにつながります。
あとで考えるための材料
ただ書き留めるだけでなく、あとで読み返して整理できることもメモの大きな役割です。
なぜその指示が出されたのか、自分なりに理解を深めるための手助けになります。
行動につなげるためのリスト
メモを使ってやるべきことを書き出すことで、次に何をすべきかが明確になります。
これにより、行動漏れを防ぎ、仕事をスムーズに進めることができます。
なぜ新人がメモを取るのが大事？怒られないためじゃない
仕事の現場では、上司や先輩に「怒られないため」にメモを取る新人もいます。
しかしメモは怒られないための保険ではなく、仕事をスムーズに進め、自分自身の成長や精神的な安定にもつながる大切なツールです。
上司や先輩の信頼を得る
特に新人の頃は、まだ仕事の勝手がわからず、何度も質問しなければならない場面が多いでしょう。
しかし、メモを活用して的確に記録を残していると、同じ質問を繰り返す頻度が減り、教える側の負担も軽減されます。
結果として、「この人はしっかり取り組んでいる」と評価されやすくなり、信頼関係が築かれていきます。
また、メモがあることで指示の内容を正確に実行しやすくなり、仕事の成果にもつながるため、上司などからの評価アップも期待できます。
信頼を得ることは、新人が早く戦力として認められるうえで非常に重要です。
メモを丁寧に取る習慣は、単なる作業ではなく自分の成長への投資でもあるのです。
自分の不安を減らす
新人は慣れない環境で覚えることが多く、不安や焦りを感じやすいものです。何をどこまで覚えればいいのか、失敗したらどうしようかと悩むことも多いでしょう。
メモを取っているという事実自体が、自分の仕事の内容や進め方を把握しようとしている証拠になり、自己肯定感も高まります。
また、情報を整理しながら書くことで頭の中がすっきりし、優先順位もつけやすくなります。
こうした心の安定は、業務に集中するために欠かせません。
メモを活用することで、不安に振り回されずに自信を持って仕事に取り組めるようになります。
忘れても取り返せる
人は一度覚えたことも忘れてしまう生き物です。新人の頃は特に、覚えることが多すぎて頭がパンクしそうになることもあります。
また、メモがあると「完璧に覚えなければならない」というプレッシャーから解放され、効率的に学べるようになります。
忘れてもすぐに取り返せる状態を作ることは、新人が着実にスキルアップしていくうえで非常に重要なポイントです。
メモを活用して忘れても安心できる仕組みを作ることが、仕事の効率と質を高める秘訣です。
新人がやりがちなメモの取り方NG3つ
メモは仕事を効率的に進めるために重要ですが、慣れないうちはつい間違った取り方をしてしまいがちです。
特に新人がやりがちなNGのメモの取り方には共通する特徴があります。
書きすぎて会話を聞いていない
メモを頑張ろうとするあまり、一語一句をすべて書き留めようとしてしまう新人は多いです。
しかし、書きすぎは逆効果です。
また、書くことに集中しすぎて話の全体像がつかみにくくなり、結果的に理解が浅くなることもあります。
メモは、話の要点を素早く捉え、自分の行動につながる部分に絞って書くことが大切です。
完璧を目指してすべてを書こうとするのではなく、必要な情報を取捨選択する力を養いましょう。
そうすることで、話を聞きながら必要なメモを取るバランスが身につきます。
メモが読み返せないくらい汚い
メモは書いたあとに何度も見返すためのものですが、文字が汚すぎたり乱雑すぎたりすると、せっかく取ったメモが使い物になりません。
読めない文字や整理されていない情報は、あとから見直す際に時間を浪費し、混乱の原因にもなります。
特に新人は焦って書く場面も多いため、メモの見やすさを意識することが必要です。
箇条書きにしたり、重要なポイントは線や記号で強調したりなどの工夫をするだけで、読みやすさは大きく改善します。
また、一定のルールを決めておくことで、あとで見ても理解しやすいメモに近づきます。
具体的な取り方のコツは後述します。
メモしても活用しない
メモを取ってはいても、そのあと見返さなかったり、内容を整理しなかったりすると、メモの効果は半減してしまいます。
また、メモからタスクを抽出し、実際の行動に落とし込むことも重要です。
これを怠ると、「ただ書き写すだけ」の作業になってしまい、時間の無駄になってしまいます。
新人が覚えておきたい！効率的なメモの取り方の基本とコツ
メモはただ書けばいいというものではなく、効率よく、あとから使いやすい形で取ることが重要です。
特に新人のうちは、仕事のスピードや理解度に慣れていないため、効率的なメモ術を身につけることで仕事の質が格段にアップします。
以下では、新人が覚えておきたいメモの基本ルールと実践しやすいコツを紹介します。
1ページ1テーマ、あとで清書しない
メモは情報を詰め込みすぎず、1ページに1つのテーマや話題をまとめることを意識しましょう。
複数の話が混ざると、あとから見返したときにどこに何が書いてあるかわかりづらくなります。
また、「あとで清書しよう」と思いがちですが、清書に時間をかけるのは非効率です。
メモはあくまで自分が理解しやすい簡単な記録で十分です。あとで見返して整理すれば十分役立ちます。
完璧さより、続けやすさと実用性を重視しましょう。
「言われたこと」より「自分が動くこと」をメモる
たとえば「会議の資料を作る」という指示があったら、「いつまでに」「誰に」「どんな形で」資料を渡すのかを明確に書きます。
こうすることで、メモを見返したときに次の行動がすぐにわかり、仕事の抜け漏れを防げます。
自分の行動が明確になることで、上司への報告や相談もしやすくなり、信頼にもつながります。
箇条書きでスピードアップ
メモを取る際は、文章を長く書きすぎず、箇条書きを活用してスピーディーに書くことを心がけましょう。
文章で書くより短時間で記録できるため、話を聞き逃すリスクも減ります。
また、箇条書きにすると、あとから見返すときも内容を把握しやすく、重要なポイントをスムーズに確認できます。
上下左右に余白を残す
メモを書くときは、ページの上下左右に適度な余白を残しましょう。
余白があることで、あとから補足情報を書き加えたり、内容を整理したりするのが簡単になります。
新人のうちは、メモを取るスピードと指示への理解度がまだ安定していないため、あとで内容を追加したくなる場面が多いです。
余白があるだけでメモの見やすさもアップし、効率的な情報管理につながります。
日付と誰の話かは必ず書く
複数人から指示を受けたり、同じテーマについて何度も話があったりすると、どの時点の情報かがわからなくなることがあります。
日付と話し手を書いておくことで、メモの情報が整理され、混乱を防げます。
また、あとで誰に確認すればよいかも明確になるため、報告や相談の際にも役立ちます。
基本的なルールですが、これを守るだけでメモの実用性が大きく高まります。
3色ルール／記号を決めておく
メモをより見やすく効率的に取るために、色分けや記号のルールを決めておくのも効果的です。
たとえば、重要なポイントは赤、確認事項は青、アイデアや補足は緑、といった具合に3色を使い分ける方法があります。
また、「！」は注意、「？」は疑問点、「★」は優先度が高いタスクなど、自分なりの記号を決めておくとメモの内容を瞬時に把握しやすくなります。
こうした視覚的な工夫は、メモを見返す時間を短縮し、効率的な仕事につながります。
8割聞いて2割書く｜メモの書きすぎに注意
メモを取ることに集中しすぎて、話の全体像を聞き逃すのは避けたいところです。
効率的なメモは、話の80％を理解して聞き取り、重要な20％だけを書くイメージが理想的です。
こうすることで、話をしっかり聞きながら、必要な情報だけを効率的に記録できます。
メモを見返す習慣があなたを救う
メモは取るだけでなく、見返して活用することが何より大切です。
特に新人のうちは覚えることが多く、メモをそのままにしてしまいがちですが、定期的に振り返る習慣を持つことで仕事の理解度や効率が飛躍的にアップします。
メモを効果的に活用するための見返しの習慣について解説します。
朝の5分で見返す
新人の頃はまだ仕事の流れに慣れていないため、朝にメモをチェックすることで頭の中を整理し、安心して仕事に取り組めます。
また、メモを見ることで「何をすべきか」が明確になるため、無駄な動きや行動のし忘れを防げます。
朝の5分なら忙しい中でも確保しやすいので、毎日の習慣にしましょう。
週1で整理する
週に一度はメモを整理することも効果的です。
日々取ったメモをまとめ直したり、不要な情報を捨てたり、重要なポイントを再確認したりすることで、情報の鮮度を保てます。
また、整理する過程で疑問点や不明点に気づき、上司や先輩に質問しやすくなります。
メモの振り返りが自己成長につながる
過去のメモを読み返すことで、自分の成長や課題が見えてきます。新しい気づきを得ることもあるはずです。
振り返りを続けることで、仕事の全体像を理解しやすくなり、自分の役割やスキルの伸ばしどころも明確にできます。
メモを使った振り返りは、仕事の質を高め、早期の戦力化やキャリアアップにもつながる大切な習慣です。
まとめ
新人にとってメモは、ただ書き残すだけの作業ではなく、仕事の効率化と成長を支える重要なツールです。
メモを取る目的を理解し、間違った取り方を避け、効率的なメモ術を身につけることが成長への第一歩です。
取ったメモは定期的に見返すことで、仕事の質を向上させることができます。今回紹介したメモの取り方のコツや習慣を取り入れて、着実に成長していきましょう。
