同じ職場で、同じような業務をしているのに、なぜかいつも余裕がある……。そんな人はいませんか？「残業もせず同僚との雑談にも付き合っているのに、仕事はきっちり終わっているのはなぜなのか」「どこにそんな差が生まれるのか」と、不思議に思ったことがある方も多いはずです。
仕事が速い人には、生まれ持った才能や特別なスキルがあるように見えるかもしれません。でも実際は、誰でも真似できる考え方や行動の習慣が積み重なっているだけ、というケースが多数です。
この記事では、「仕事が速い人」に共通する特徴を7つご紹介します。ちょっとした意識の変化や工夫で、仕事の進み方は驚くほど変わります。日々の業務に追われがちな方は、ぜひ参考にしてください。
仕事が速い人の特徴7選
「仕事が速い人」は、ただ手を動かすスピードが速いわけではありません。彼らの共通点は、考え方・判断力・習慣にあります。ここでは主な7つの特徴を紹介します。
1.優先順位の判断が速い
やるべきことが多いと、すべてを均等にこなそうとしてパンクしがちです。しかし仕事が速い人は、「何を先にやるべきか」を瞬時に見極める力を持っています。
この力の裏には、常に「目的」と「ゴール」を意識している姿勢があります。
たとえば、クライアントへの提出がある作業と、社内の報告書作成が重なった場合、どちらがよりインパクトの大きい成果につながるか、期限はどうかなどを素早く判断します。
優先順位づけはトレーニングで鍛えられます。「重要かつ緊急」「重要だが緊急でない」といったマトリクスを意識して、日頃から意思決定の基準を持つことがポイントです。
2.完璧主義を手放している
「100点で提出しなきゃ」と思いすぎて手が止まる、という経験は誰でもあるはずです。仕事が速い人は、完璧主義を必要に応じて手放す柔軟さを持っています。
特に初期段階では「まず60点でいいから形にする」という姿勢でアウトプットを出し、そこからフィードバックを得て改善していくという進め方を取ります。
この「とりあえず出す」→「修正する」というサイクルは、ビジネスにおいてスピードと質の両立を図るための非常に有効な手法です。
3.マイルールや型を持っている
仕事が速い人は、「いつもこうやる」という自分なりの手順や型＝マイルールを持っています。資料作成、メール返信、会議準備など、よくある業務に対しては、すでに「勝ちパターン」が決まっているのです。
たとえば以下のような型やルールです。
- プレゼン資料は「結論→理由→データ→補足」の型で作る
- 朝一番にその日の重要タスクを1つ終わらせる
- 15分以内で決められないことは、後日再検討
マイルールがあることで、毎回「どうやって進めようか？」と悩む時間が不要になります。結果として判断も作業も加速します。
4.集中力の使い方を工夫している
長時間集中し続けるのは誰にとっても難しいことです。仕事が速い人は、集中力を長く維持するのではなく、「使いどころ」を見極めて集中的に使うのが上手です。
たとえば以下のような工夫をしています。
- 朝の1時間はデジタル機器の通知を切って、思考力を要する作業に集中する
- 午後はルーチン業務にあて、負荷を軽くする
- ポモドーロ・テクニック（25分集中＋5分休憩）を取り入れる
集中は「持続させるもの」ではなく「設計するもの」だという考え方を取り入れている点が特徴です。
5.ツールを使いこなしている
仕事のスピードを支える武器のひとつがツールです。ただし、仕事が速い人はあれこれ使うのではなく、目的に合わせた最低限のツールを深く使いこなす傾向があります。
たとえば以下のようなツールを使います。
- タスク管理：NotionやTodoistでタスクとメモを一元化
- 日程調整：Googleカレンダー＋TimeRexで自動化
- 定型業務：Googleスプレッドシートに関数を仕込んで手間を削減
「これは何のためのツールか？」を明確にし、時間を生み出す目的で使うという視点を持っています。
6.やらないことリストを持っている
仕事が速い人は、「何をやるか」よりも「何をやらないか」を重視しています。つまり、無駄な時間を使わないルールを明確に持っているのです。
- デジタル機器の通知はすべてオフ、Slackやチャットは1日決めた回数だけ見る
- 曖昧な目的の会議は出ない、または事前に目的確認を求める
- 優先度が低い依頼は断るか、スケジュールを調整する
このように「やらないこと」を決めておけば、判断のたびに迷う時間も減り、本当にやるべきことに集中できます。
7.他人の力を借りるのがうまい
最後に見逃せないのが、「仕事が速い人は、一人で抱え込まない」という点です。必要に応じて、周囲の知恵やリソースをうまく借りることができる人は仕事が速いです。
- 自分より詳しい人にすぐ相談する
- 依頼できる仕事はチームメンバーに任せる
- 外注や自動化を使って自分の時間を空ける
「全部自分でやらないと」という思い込みから自由になることで、自分が本当に集中すべき仕事に時間を使えるようになります。
誰でも今日から使える効率化アイデア
仕事が速い人は、特別なスキルよりも、シンプルで再現性のある工夫を積み重ねています。ここでは、誰でもすぐに実践できる効率化のアイデアを4つご紹介します。
タスクを細かく分ける→「とりかかりやすさ」がスピードを生む
「企画書を作る」「資料をまとめる」など、ひとつのタスクが漠然としていると、どこから手をつければいいかわからず、無意識に後回しにしてしまいがちです。
そこでおすすめなのは、タスクを具体的な小さな作業に分解することです。
たとえば、「企画書を作る」ではなく、以下のように「1ステップで終わるレベル」に分けて管理します。
- 過去資料を確認
- 構成案を書く
- グラフの素材を集める
- 文書を書く
- 上司に提出
こうすることで、すぐに行動に移しやすくなり、結果として仕事が速く終わります。
朝一番に「最も大事な1つ」だけを終わらせる
1日のはじまりに、メールチェックや会議準備など「なんとなくの作業」から入っていませんか？
仕事のスピードを上げるために、朝の集中力が高い時間帯に、最も大切なタスクを片づけましょう。
「今日はこれさえ終わればOK」という1つに集中すれば、達成感もあり、あとは気持ちに余裕を持って取り組めます。
スケジュールに優先タスク1本勝負の時間をあらかじめ確保しておくのがポイントです。
ツールをシンプルに使いこなす
効率化を目指すと、ついツールを増やしがちですが、ツールの数が増えると管理が煩雑になり、逆に時間を浪費することもあります。
重要なのは、目的に合った最小限のツールを使うことです。無駄を省き、シンプルに使うことで、ツール選びの迷いが減り、スムーズに作業を進めることができます。
たとえば「タスク管理をする」「時間を計測する」など、目的が明確なツールを選び、そのツールに集中することが大切です。
また、ツールは進化し続けるものですが、常に新しい機能やツールに手を出すのではなく、使いこなせるものに絞ってアップデートし続けることが重要です。
自分の作業フローにぴったり合うツールを選ぶことで、効率的に仕事を進めることができます。
「やらないこと」を決めておく
先述したように、仕事が速い人ほど、「やらないこと」を決めることを意識しています。多くの人は、ついついすべてのタスクを抱え込んでしまいがちですが、重要なのは「何をしないか」を明確にすることです。
「やらないこと」を決めることで、無駄な時間を省き、本当に価値のあるタスクに集中することができます。
たとえば、無駄な会議や不要なメールのやり取りを避けることで、余計な負担を減らし、より効率的に仕事を進めることができます。また、意思決定においても、選択肢を絞り込むことで、悩む時間やエネルギーを削減できます。
仕事を速く進めようとする際の注意点
仕事のスピードを意識することは、時間の有効活用や成果向上につながる一方で、速さばかりを追い求めすぎると逆効果になることもあります。ここでは、注意すべきポイントを解説します。
雑になってしまうリスクに注意
速さを意識するあまり、丁寧さや正確さが犠牲になることがあります。たとえば、誤字脱字が多いメールや、確認不足でトラブルを招く資料など、結果的に「信頼を失う仕事」になってしまうケースです。
重要なのは、速く終えることではなく「速く・正しく終えること」です。見直しや確認の時間も含めて仕事と考え、短縮するのは「迷う時間」や「段取りの甘さ」だけに絞ることが大切です。
自分だけが速いと周囲に負担をかけることも
仕事が速くても、それを周囲に強要すると、チームの空気を悪くする要因にもなりかねません。
たとえば、誰かの進捗に合わせず先走ってしまったり、「これぐらいすぐ終わるでしょ？」とプレッシャーを与えてしまうと、結果的に連携が取りづらくなります。
自分のスピードは武器として使いながらも、周囲との歩調にも配慮しましょう。このバランス感覚が、真に「できる人」の特徴です。
まとめ
「仕事が速い人」は、特別な才能を持っているわけではありません。優先順位を素早く判断する力や、完璧主義を手放すマインド、効率的なルーティンやツール活用など、再現可能な行動習慣を持っているだけです。
今回紹介した特徴やアイデアは、どれも少しずつ取り入れることで実践できるものばかりです。まずは「タスクの分解」や「やらないことリスト」など、自分でも取り入れやすい1つの方法から始めてみましょう。日々の積み重ねが、やがて「仕事が速い人」としての自信と成果につながります。
