Day2では、デジタル環境を整えるためのフォルダ整理を行いました。
今日のDay3では、メール受信箱の片づけを行います。
整理されていないメールは、見落としやストレスの原因になり、仕事のパフォーマンスにも影響します。
今日はたった15分で、メール受信箱をスッキリ整理するワークにチャレンジします。重要なメールがすぐ見つかる快適な環境を一緒に整えていきましょう。
今日のチャレンジ概要
今日のゴールは、「すぐ見つかる・すぐ対応できるメール環境をつくる」ことです。
できるところから少しずつ進めていきましょう。
- 未読メールの仕分けや削除
- メールフォルダ（ラベル）の作成・振り分け
- 重要メールへの優先度マーク（スター・フラグなど）
- 所要時間は15分程度
メール受信箱の片づけを実践しよう
ステップ1.未読メールの仕分け・削除
まずは、受信箱の未読メールをざっとチェックしてみましょう。
大量に溜まっていると見るだけでうんざりしてしまいますが、できる範囲でOKです。
このステップでは、「読む必要のないメール」と「すぐ対応が必要なメール」を仕分けしていきます。
以下のようなメールは、思い切って削除・アーカイブ・迷惑メールへ。
- 数日前のキャンペーン・広告メール
- 内容が重複している通知メール
- 読まずに何日も放置していたメルマガ
- 明らかに不要な営業メール
一方、仕事関係や確認が必要なメールは開封し、あとで対応する場合は「保留」フォルダに移しておきましょう。
件数が多すぎる場合は、日付順に並べて「過去1週間分だけ」など、期間を決めて整理するのも効果的です。
ワンポイント！
メールを開くたびに「何から見ればいいの？」と迷ってしまう人は、最初に「未読メール」だけに絞って表示してみましょう。表示を限定することで、今やるべきことが見えやすくなりますよ。
ステップ2.フォルダ・ラベルの作成と整理
受信箱が常にいっぱいの状態だと、必要なメールを探すだけで時間がかかってしまいます。
このステップでは、メールを「あとで見返すもの」「種類ごとに分類したいもの」に分けて、フォルダやラベルを作成しましょう。
たとえば以下のような分け方が考えられます。
- 案件・取引先ごと（例：A社、B社）
- 用途別（例：請求書、会議資料、報告書）
- プライベートと仕事の区別（例：私用、仕事）
すべてを一気に分類しなくても大丈夫です。まずは3つくらい作って使い始めるのがポイントです。
「なんでも受信箱に入れっぱなし」の状態から卒業しましょう。
ワンポイント！
名前のつけ方に迷ったら、「自分が検索しそうなキーワード」でフォルダ名をつけてみてください。あとで探すときに、自然とたどり着きやすくなりますよ。
ステップ3.自動振り分けルールの見直し・追加
メールの整理を続けていくなら、日々の手間を減らす仕組みづくりも大切です。
このステップでは、メールソフトの「自動振り分け機能（ルール設定）」を活用して、定型メールを自動的に仕分けできるようにします。
【よくある活用例】
- 件名に「請求書」が含まれるメール →「請求フォルダ」へ
- 差出人が「〇〇株式会社」のメール →「クライアントA」フォルダへ
- メルマガ系 →「購読中」フォルダへ
すでに設定してあるルールも、定期的に見直すことで、よりスムーズな整理が可能になります。
ワンポイント！
ルール設定は、一度やっておくと毎日ラクになります。まずは「よく来る定型メール」だけでも自動仕分けしておくと、受信箱のスッキリ感がぐっとアップします。
ステップ4.重要メールにスターやフラグをつける
最後は、「優先的に確認・対応すべきメール」をすぐ見つけられるようにする工夫です。
対応が必要なメールは、スター（★）やフラグをつけて目立たせておきましょう。
これにより、受信箱の中でも一目で重要度がわかるようになります。
【よくある目印の使い方】
- 「要返信」メール → 赤フラグ
- 「今週中に確認したい」メール → スター
- 「あとで資料化する」メール → ラベル付きで保留フォルダへ
色や種類を使い分ければ、よりわかりやすくなります。
ワンポイント！
スターやフラグをつけたあとは、「あとで確認」だけで終わらないように、1日1回見直す時間をつくるのがコツです。目印を「生かす仕組み」をつくっておくと、メール整理の効果が長持ちします。
まとめ：受信箱の「快適化」で仕事が楽になる
メールの整理は一見地味ですが、受信箱がスッキリするだけで気分も仕事効率も大きく変わります。
- 「あのメールどこだっけ？」が減る
- 見落としや返信忘れが防げる
- ストレスなくメールチェックができる
まずは「少しでもスッキリした」と感じられたら大成功です。気づいたときにまた15分、を繰り返していきましょう
明日のDay4は、スマホの通知を「取捨選択」して、集中できる環境をつくるワークに挑戦します！
